Een week meelopen met een Stuurlui projectmanager

Maandag

Maandag is ‘meeting-monday’ bij Stuurlui. We starten de week om 9.00 uur met een korte stand-up met het hele bedrijf, waarin we algemene zaken bespreken. Vandaag komt het veranderde parkeerbeleid op Campus Werkspoor aan bod en introduceert het MT dat we de tools Hubspot en Figma gaan gebruiken. Vandaag is er ook taart, want onze veertigste collega begint vandaag. 

Na een kwartiertje splitsen we op in kleinere clubjes. We bespreken een case die vorige week speelde en delen onze ervaringen. Zo leren we van elkaar en houden we direct alle collega’s op de hoogte. 

Tijd: 9.30

Om 9.30 uur gaan we verder met het sales- en planningsoverleg. Doel van de meeting is vooruitkijken naar alle toekomstige projecten, zodat we kunnen anticiperen op eventuele drukte. Samen met sales bespreken we eerst de aankomende projecten, zodat we het werk eerlijk kunnen verdelen.
Vervolgens gaan we door naar het PM-overleg, waarbij de 6 projectmanagers in alle rust de complete planning doornemen. In onze planningstool Float bekijken we hoe we de nieuwe projecten gaan inplannen. Ook proberen we eventuele gaten in de planning van deze week op te vullen, zodat onze collega’s van strategie, design, development en support lekker door kunnen werken. 

Naast de planning nemen we ook andere zaken door die binnen het team spelen. Zijn er bijvoorbeeld verbeteringen in de werkwijze, of moet de checklist voor livegang aangepast worden door nieuwe ontwikkelingen? Dan bespreken we dat hier en leggen we de uitkomsten vast.

Tijd: 11.30

Inmiddels is het 11.30, dus tijd om te lunchen. Dat doen we altijd gezamenlijk bij Basecamp, de centrale ontmoetingsplek op Campus Werkspoor. Hier maakt het keukenteam van Basecamp elke dag een wisselend lunchbuffet vol lekkers en gezonds. 

Na de lunch is het tijd om de mail en Slack bij te werken. Als projectmanager ken je bijna elk detail van je eigen projecten, dus vragen van klanten en collega’s over de lopende zaken weet je vaak zelf te beantwoorden. Zo niet, dan zitten de collega’s die het wel weten tegenover je.

We begeleiden meestal acht tot tien nieuwbouw-trajecten tegelijk. Daarnaast blijven we als projectmanager ook aanspreekpunt voor bestaande klanten. De collega’s van support helpen hen rechtstreeks bij kleinere technische vragen, maar wanneer ze echt iets willen doorontwikkelen, zorgen de projectmanagers voor de planning en begroting.

De rest van de middag bestaat vooral uit bureauwerk. Een nieuw project moet volledig ingepland worden in Float en voor een andere klant moet de planning wat verschoven worden door vakantie bij de klant. Dat vraagt concentratie waarvoor we onszelf soms even opsluiten in een rustige ruimte. Tussendoor nog even langs de collega’s van design en development om de voortgang van twee andere projecten te checken, want morgen staat een meeting met de klant gepland, dus het moet vandaag af.

Dinsdag

Dinsdag en donderdag staan altijd veel klantmeetings gepland. Vanochtend bijvoorbeeld een kick-off met een nieuwe opdrachtgever die de complete site wil vernieuwen, waarvoor nog wat laatste voorbereidingen moeten gebeuren. 

Tijd: 9.30

Om 9.30 stapt de klant binnen. Als projectmanager ontvang je ze met een kop koffie en daarna gaan we aan de slag. In twee uur tijd stellen we zoveel mogelijk vragen zodat we goed boven tafel krijgen wat de wensen zijn. Als projectmanager houd je goed in de gaten dat alle eerder besproken elementen uit de offerte naar voren komen en denk je uiteraard zelf mee wanneer er oplossingen bedacht moeten worden. Na de meeting is het aan onze strateeg om alle wensen en ideeën te vertalen naar logische wireframes. 

Tijd: 11.30

De kickoff zit erop. Snel even lunchen, want om 14.00 uur staat de volgende brainstorm met een klant gepland. Voorafgaand heb je even tijd om de mail bij te werken en te checken of alle projecten goed lopen en we niet over de uren heen gaan. Vorige week was een livegang, dus er moet ook gefactureerd worden. Tussendoor belt een bestaande klant die graag een nieuw element aan zijn site wil toevoegen. Dat moet eind deze maand af, dus hiervoor plan je direct een afspraak voor volgende week in om de wensen door te nemen met een designer.

Tijd: 14.00

Het is 14.00 uur dus de klant staat voor de deur. In de brainstorm presenteer je met de designer het gemaakte ontwerp en hoor je de eerste reacties. Onze meetings zijn altijd brainstorms, waarin we samen nadenken wat er nog beter kan. Tijdens de brainstorm ontstaan opnieuw leuke ideeën om de site een extra twist te geven. Dat gaan we verwerken in de volgende ronde, samen met wat besproken puntjes op de i.

De meeting met de klant is klaar om 15.30. Je loopt nog even snel de mail na, want om 16.00 uur is het tijd voor Alle Hens Aan Dek (#AHAD), een maandelijks terugkerende traditie waarbij we met alle collega’s van Stuurlui het nuttige en aangename combineren.

Tijd: 16.00

Om 16.00 uur komt iedereen samen voor het inhoudelijke deel van Alle Hens Aan Dek. Alle disciplines geven verdieping over een onderdeel van hun werk. Zo laten designers deze keer wat nieuwe design trends zien en vertellen de development collega’s over de nieuwe richtlijnen voor toegankelijke websites. 

Als team van projectmanagers geven we een inkijkje in de planning. Waarom zitten wij nou steeds met onze neus in die planning? Voor ons gesneden koek, maar veel collega’s wisten vóór ons verhaal niet dat een project uit wel tweehonderd stappen bestaat, waarvan sommigen ook weer allemaal deelstapjes hebben. Door ze een kort inkijkje te geven in ons werk, weet iedereen nu waarom een kleine planningswijziging soms voor wel een uur herplannen van alle vervolgstappen zorgt.

Woensdag

Alle projectmanagers bij Stuurlui werken vier of vijf dagen. Minder is door ons type werk eigenlijk niet mogelijk, omdat we bereikbaar willen zijn voor onze klanten en er teveel in korte tijd gebeurt om vaker afwezig te zijn. 

Donderdag

Als bemanningslid van Stuurlui mogen we tussen 7.00 en 20.00 uur gratis gebruikmaken van deze sportschool op Campus Werkspoor. Omdat er ook kleedkamers en douches zijn, beginnen sommige collega’s de dag met een goede workout, voor ze aan de slag gaan. 

De werkdag staat vandaag volledig in het teken van testen van een nieuwe website. Wanneer een project is afgerond, testen we intern eerst nog een dag lang met het hele team om alle mogelijke foutjes uit de site te halen. De verantwoordelijke designer controleert iedere pixel van de website met het oorspronkelijke ontwerp en als projectmanager checken we of alles wat in de voorgaande fases is besproken, in het eindresultaat is meegenomen. Ook benaderen we de site als gebruiker, om de gebruiksvriendelijkheid en de werking van blokken te testen. We klikken de hele site door en kijken of alles goed werkt. 

Aan het einde van de dag is de hele site doorgelopen en zijn de meeste punten direct door development opgelost. De grotere punten staan in een Trellobord en worden de komende dagen nog opgepakt. Volgende week staat de WordPress training aan de klant gepland, dus dan zijn we sowieso klaar en mag de klant aan de slag met de content.

Vrijdag

Omdat we gisteren de hele dag aan het testen zijn geweest, zijn tussendoor alleen de mailtjes die haast hadden opgepakt. Daarom begin je eerst thuis met het bijwerken van de mailbox en Slack. Thuiswerken is geen probleem bij Stuurlui, maar voor projectmanagers is het fijner om op kantoor te zijn. Daar krijg je alles direct mee en kan je kort bij je collega’s langslopen om iets te overleggen.

Tijd: 12.00

Na de mail, maar je meteen van de rust thuis gebruik om een paar briefings uit te werken. Dinsdag staat een sprint gepland voor doorontwikkeling van een bestaande site, dus daar moeten nog wat punten voor voorbereid worden. Een belletje met de klant om de prioriteiten te bepalen later, is het alweer 12.00 uur. 

In de middag naar kantoor. Daar loop je direct even langs twee collega’s, die vanochtend via Slack hadden gevraagd om mee te denken bij een uitdaging in een lopend project. Aan het bureau bedenken we samen een oplossing. 

Tijd: 14.30

Inmiddels is het alweer 14.30. Een korte vooruitblik op volgende week. Je besluit om nog wat klanten te bellen en mailen, die ‘huiswerk’ hadden om feedback te geven op wireframes en designs. Lukt het ze om dit op tijd aan te leveren, of hebben ze nog vragen waar je bij kan helpen? 

Tijd: 16.00

Het einde van de week is in zicht. De mailbox is bij en alle projecten lopen lekker. Het laatste uurtje van de dag besteed je daarom aan het verdiepen in Figma en Hubspot, waar maandag tijdens de bureaubrede stand-up over werd verteld. 

Dan komt een collega aan met een biertje om de week samen af te sluiten. We proosten samen op een geslaagde week en met een paar collega’s kletsen we nog een uurtje over de plannen voor het weekend, voor we samen de lichten uitdoen. Tot volgende week!