Tessa
Projectmanager
Werving van medewerkers is voor Adullam enorm belangrijk. Maar ook fondsenwerving, waarmee extra activiteiten en identiteitsgebonden zorg aan bewoners wordt geboden, is van groot belang. Al deze wensen komen samen op de gloednieuwe corporate website, die Stuurlui onlangs voor Adullam mocht ontwikkelen. Met handige koppelingen en integraties, zodat data slechts op één plek beheerd hoeven te worden.
Momentum
De oude site van Adullam was in 2014 gebouwd in een maatwerk CMS waarvan de ondersteuning in 2023 afliep. Adullam had bovendien de wens om externe software rondom vacatures en fondsenwerving te koppelen. Daarom besloten zij een aanbesteding uit te schrijven voor de bouw van een compleet nieuwe site. Daarbij werd het momentum gelijk aangegrepen om de positionering en huisstijl te vernieuwen.
‘Als fondsenwervende stichting met als basis de financiering via zorgkantoren, wil je je budget nuttig besteden’, zegt teamleider communicatie, fondsenwerving & secretariaat Jan van Velthuizen hierover. ‘Als we het doen, doen we het dus in één keer goed: nieuwe huisstijl, nieuwe website en nieuwe koppelingen waarmee we efficiënter kunnen werken.’
Drie doelen in één
De website van Adullam doet dienst als corporate website, vacaturewebsite én platform voor fondsenwerving. Daarmee heeft de site tegelijk ook drie doelgroepen: cliënten en hun omgeving, potentiële nieuwe medewerkers en donateurs. In het hoofdmenu hebben deze drie doelen en doelgroepen een prominente rol, zodat iedere gebruiker snel de weg vindt naar de juiste sectie van de website. De nieuwe positionering krijgt op deze nieuwe website prachtig vorm.
Recruitment gekoppeld aan AFAS
Voor het recruitmentgedeelte van de website worden vacaturegegevens rechtstreeks uit AFAS gehaald. ‘We hoeven hierdoor nog maar op één plek data op te slaan’, vertelt Jan. ‘Op de website worden alle gegevens automatisch ingeladen vanuit AFAS. Deze informatie kunnen we eventueel nog verrijken met foto’s en labels, waardoor bezoekers beter kunnen filteren en sorteren. Dat is namelijk niet mogelijk in AFAS zelf. Sollicitaties worden daarnaast ook direct ingestuurd in AFAS, waardoor ons HR-team alleen nog maar in dat systeem hoeft te kijken.’
Naast de koppeling met AFAS, bedachten we samen met Adullam ook een workflow voor de vacatures. ‘Vacatures worden altijd eerst intern uitgezet’, vertelt Jan. ‘Daarom hebben we ingebouwd dat de vacatures eerst twee weken alleen op ons intranet zichtbaar zijn, voordat ze extern gepubliceerd worden. Dat automatiseren is een kans die we hadden met deze nieuwe website, waardoor we efficiënter kunnen werken.’
Fondsenwerving gekoppeld aan Procurios
Ook voor fondsenwerving was een koppeling gewenst. Voor werving en behoud van donateurs werkt Adullam met de software Procurios. Ook hiervoor zijn handige koppelingen met WordPress mogelijk. ‘Stuurlui had al ervaring met het koppelen van zowel AFAS als Procurios, wat ons vertrouwen gaf om met Stuurlui in zee te gaan’, vertelt Jan. ‘Op de nieuwe site kunnen mensen direct doneren, waarna de gegevens worden opgeslagen in Procurios. Omgekeerd haalt de website informatie uit Procurios, bijvoorbeeld het totaal aan donaties, maar ook informatie over de projecten die we ermee financieren.’
Adullam heeft als zorginstelling met reformatorische identiteit een trouwe achterban, die zich volop inzet voor de stichting. Jan: ‘We werken met comités, waarbinnen vrijwilligers op allerlei manieren geld inzamelen voor onze activiteiten. Ze organiseren bijvoorbeeld zangavonden, seizoensmarkten of verkopen artikelen. Ieder comité heeft een eigen pagina op de website, waarbij de inloggegevens vanuit Procurios beheerd worden. Zo kunnen zij als vrijwilliger zelf activiteiten en projecten toevoegen, zonder tussenkomst van de communicatieafdeling. Dat scheelt niet alleen veel tijd, maar zorgt er bovendien voor dat informatie maar op één plek bijgehouden hoeft te worden.’
Fijne samenwerking
Bij het traject waren naast Jan meerdere collega’s van Adullam betrokken. Jan: ‘We doorliepen het traject samen met HR, fondsenwerving en communicatie, zodat iedereen vanuit de eigen discipline kon meedenken. Vooraf wisten we niet hoe de site zou worden. Dat vond ik een leuk proces om mee te maken. De kick-off deden we op ons verzoek op locatie in Ede, zodat Stuurlui gevoel kon krijgen met onze doelgroep. Dat was niet begroot, maar daar stonden ze wel voor open. Dat gaf ons het gevoel dat we het project echt gezamenlijk aangingen.’
