Een donatiewebsite voor een live event

Wat komt er kijken bij het bouwen, hosten en monitoren van een donatiewebsite tijdens een live uitzending?

In deze case beschrijven we onze ervaring met het bouwen, hosten en monitoren van de donatiewebsite van de jaarlijkse televisie uitzending van het Knoop Gala. Het is een mooi kijkje in de keuken voor elke marketeer die wel eens te maken heeft gehad met campagnepagina’s, donaties via de website en/of piekbelasting van websites.

Het Knoop Gala wordt jaarlijks georganiseerd door HandicapNL en de NTR. Gedurende deze avond zingen en/of spelen muzikale talenten met een verstandelijke beperking de sterren van de hemel. Dit doen zij niet alleen, maar samen met grote Nederlandse artiesten. De televisie uitzending van het Knoop Gala is meestal prime time in het weekend voorafgaand aan Kerst. De herhaling een aantal dagen later overdag.

Het doel van de avond is bewustwording creëren in de samenleving. Tegelijkertijd is fondsenwerving een belangrijk doel.

Donaties kunnen ruwweg op twee manieren worden gedaan: via het belpanel of via de donatiewebsite. Waar donaties via het belpanel traditioneel de donaties via de website ver overstijgen, is er sinds een aantal jaar goed zichtbaar dat de nieuwe generatie donateurs de website steeds vaker gebruikt om te doneren.

Hieronder vind je alle aandachtspunten waar wij als technisch partner van HandicapNL over meedenken in aanloop naar, en tijdens de uitzending van het Knoop Gala.

Doneren op de hoofdsite versus een aparte donatiewebsite?

Voor de donatiepagina hebben we een aparte WordPress website gebouwd. Er is bewust niet gekozen om het donatieformulier op de hoofdsite te gebruiken omdat je een campagepagina qua tekst en ontwerp nog beter kunt afstemmen op het gala. Daarbij moest de campagnepagina extreem ‘lichtgewicht’ zijn qua code om piekbelasting beter op te kunnen vangen.

De keuze voor WordPress was logisch omdat de hoofdsite van HandicapNL ook in WordPress is gebouwd en we veel onderdelen (styling, templates en het donatieformulier) grotendeels konden hergebruiken voor deze tijdelijke pagina.

Een makkelijke URL

De URL van de donatiepagina wordt tijdens de uitzending genoemd. Hij is niet continu in beeld. Hij moet daarom makkelijk te onthouden en in te voeren zijn in de adresbalk van een browser.

Ook goed om over na te denken: waar komen mensen terecht als ze de URL ‘zoeken’ met Google? Sta je dan bovenaan in de organische resultaten of niet? Zo niet is het raadzaam om tijdens de uitzending Adwords aan te zetten zodat je wel vindbaar bent als iemand de URL zoekt in Google. Je wilt niet dat iemand die van plan is om te doneren ‘per ongeluk’ in Google terecht komt en daar afgeleid wordt door andere zoekresultaten.

Het donatieformulier zelf

Het donatieformulier was technisch een iets aangepaste versie van het donatieformulier dat HandicapNL ook op de hoofdwebsite gebruikt. Dat formulier is voorzien van een aantal handige koppelingen, namelijk:

• Een koppeling met Buckaroo om eenmalige en structurele betalingen af te handelen
• Een koppeling naar Salesforce om donateurs direct in het CRM weg te schrijven
• Een koppeling naar Webpower die donateurs direct in de juiste e-mailmarketing flow plaatst
• Een uitgebreide koppeling met Google Analytics om het formulier achteraf in detail te kunnen analyseren

Meer weten over koppelingen? Klik dan hier!

Het aantal in te vullen velden in het formulier is geminimaliseerd tot het minimum dat de afdeling fondsenwerving nodig heeft om succesvol opvolging te kunnen doen op een (eenmalige) donatie. Bij ‘impulsieve’ donaties, zoals de donaties tijdens een live uitzending, is het nog belangrijker dat de lengte of de inhoud van het formulier niet al te veel frictie opleveren bij de donateur.

Piekbelastingen

Een show als het Knoop Gala kent altijd een aantal emotionele hoogtepunten. Tijdens en vlak na deze emotionele hoogtepunten is het aantal bezoekers op de donatiewebsite het hoogst. Eén van de grootste angsten is dat tijdens een dergelijke piek de laadtijden van de website dusdanig oplopen dat mensen de intentie om te doneren verliezen en de pagina verlaten.

Om er zeker van te zijn dat dit niet zou gebeuren hebben we een aantal dingen gedaan:

• We hebben o.b.v. de analytics van voorgaande edities samen met onze hostingpartner SAVVII de juiste hostingoplossing gekozen.
• Varnish caching is geactiveerd op serverniveau waardoor piekbelasting nog beter opgevangen kon worden.
• We hebben de pagina qua code helemaal opgeschoond om laadtijden zoveel mogelijk te beperken.

Testen, testen, testen…

Toen de donatiewebsite qua techniek en content helemaal ‘af’ was, hebben we een aantal stresstests uitgevoerd om de pagina, het formulier, de hosting, de payment gateway en de API koppelingen te testen.

Met behulp van een aantal tools hebben we het volgende getest:

• 200 bezoekers die in een tijdsbestek van 3 minuten de website laden
• 50 eenmalige donaties in 5 minuten
• 50 structurele donaties in 5 minuten

Toen alle tests zonder issues afgerond waren, was de pagina ‘klaar’ voor het live evenement.

Monitoring

Ook als je overal over nagedacht hebt, wil je niets aan het toeval overlaten. Daarom zit onze support afdeling ook tijdens de uitzending paraat. Als uiterste redmiddel hebben ze de beschikking over een exacte kopie van de donatiewebsite op een backup server. In het geval van nood kunnen ze de kopie binnen 60 seconden live hebben staan op de donatie URL. We hebben dit gelukkig nog nooit nodig gehad…