Het belang van succesvolle contentmigratie

Wat is contentmigratie?

Contentmigratie is letterlijk het verhuizen van content van site A naar site B. Het zorgt ervoor dat alle inhoud die op de huidige site staat, ook op de nieuwe site is terug te vinden. Denk aan blogs, nieuwsberichten en vaste pagina’s van producten en diensten. Contentmigratie kan handmatig, door alle content te kopiëren en in de nieuwe site te plakken, maar ook geautomatiseerd. Over geautomatiseerde contentmigratie vertellen we verderop in dit blog meer.

Waarom is contentmigratie nodig?

In de basis is contentmigratie bedoeld om de inhoud van je oude website te behouden voor de nieuwe website. Is die inhoud verouderd en wil je op jouw nieuwe website alleen maar nieuw geschreven teksten? Dan is contentmigratie niet nodig. In de meeste gevallen willen organisaties echter een groot deel van de huidige teksten en artikelen behouden. In zo’n geval maken we een plan voor handmatige of geautomatiseerde contentmigratie. 

Handmatige of geautomatiseerde contentmigratie?

Handmatige contentmigratie is voor kleine websites met slechts enkele pagina’s goed te doen. Dit zien we bijvoorbeeld bij de low-code WordPress websites die we bouwen. Bij grotere maatwerk WordPress websites, is handmatig migreren van alle artikelen, berichten en pagina’s echter een enorme arbeidsintensieve en tijdrovende klus. In zo’n geval is geautomatiseerde contentmigratie vaak voordeliger en effectiever.

Wat houdt geautomatiseerde contentmigratie in?

Bij geautomatiseerde contentmigratie zorgen we dat de content van de oude website automatisch wordt gevuld op de nieuwe website. Hoe we dat doen, is altijd maatwerk. Om de meest effectieve manier te kiezen, kijken we naar verschillende factoren. Is de oude site ook in WordPress gebouwd, of in een ander systeem? Blijven de opzet van de site en de contentblokken gelijk? En moet álle content gemigreerd worden, of slechts een deel? 

Op basis van een grondige analyse bepalen we de juiste manier om de migratie te automatiseren. Hoe dan ook levert geautomatiseerde contentmigratie voor grotere websites een enorme tijds- en kostenbesparing op.

Voorbeelden van succesvolle contentmigratie

Stuurlui bouwt veel grotere websites, waarbij geautomatiseerde contentmigratie een must is. Toen we de website van Laura’s Bakery bijvoorbeeld mochten vernieuwen, moesten duizenden bakrecepten worden verhuisd naar de nieuwe website. Handmatig zou dit monnikenwerk zijn, met grote kans op fouten en gegarandeerd hoge kosten door dagen tot weken aan handmatig werk. 

Ook voor de website van Haaglanden Medisch Centrum moesten honderden contentpagina’s een plek op de vernieuwde site krijgen. Voor Strukton ging het zelfs om een totaal van 25 websites die binnen zes maanden herbouwd en verhuisd moesten zijn. Deze tijdsdruk gaf nog meer noodzaak om de content geautomatiseerd te migreren.

Een deel van de content automatisch migreren

Soms wordt een nieuwe website aangegrepen om direct een grote schoonmaak van de content te doen. Content die niet meer actueel is, wordt dan vernieuwd, verwijderd of niet gemigreerd. Nieuwsberichten van jaren terug zijn een goed voorbeeld. 

Toch zijn er bijna altijd bepaalde onderdelen van een website die wel één op één overgenomen moeten worden. In zo’n geval kunnen we ook alleen dat deel van de content migreren. Bijvoorbeeld alle product- of dienstenpagina’s, alle blogs of alle vacatures. Zo bespaar je alsnog veel tijd.

Welke stappen doorlopen we bij contentmigratie?

Elke contentmigratie is anders en vereist maatwerk. Door onze ervaring met andere trajecten weten we wel precies welke stappen we moeten doorlopen om zo efficiënt mogelijk content te migreren. Hieronder hebben we de stappen kort op een rij gezet, waarbij we per stap aangeven wat wij doen en wat jij zelf nog moet doen.

Stap 1: Plan van aanpak maken

Om te voorkomen dat het een rommeltje wordt, moet de basis goed zijn. Daarom stellen we vast wat het doel is van de contentmigratie en aan welke eisen de nieuwe site of de content minimaal moet voldoen. We bedenken en beschrijven hoe het project eruit gaat zien. Een uitgebreide inventarisatie vooraf bespaart later in het proces veel tijd.

Wij weten precies waar we op moeten letten en nemen daarom in deze stap de leiding. Als website-eigenaar ken jij je site echter inhoudelijk het best. Daarom ben jij nauw betrokken bij de planvorming, en vragen we je inhoudelijk mee te denken. We kijken nog niet op detailniveau naar de content, maar maken een inventarisatie van het werk dat voor ons ligt. 

Stap 2: Projectteam samenstellen 

Bij het overgaan naar een nieuwe site komen veel verschillende werkzaamheden kijken. Daarom stellen we een projectteam samen. Vanuit ons zijn een strateeg, developer, designer en projectmanager standaard onderdeel van het projectteam. Als opdrachtgever is het goed om sowieso directie of management, medewerkers marketing-communicatie en webredacteuren aan te haken. 

Iedereen denkt vanuit zijn eigen specialisme mee, waardoor we oplossingen sneller vinden en mogelijke problemen sneller boven tafel krijgen. Want als team belichten we het project vanuit verschillende hoeken. Wij vanuit de techniek en het proces, jullie vanuit de inhoud.

Stap 3: De content analyseren

We gaan verder met een gedetailleerde inventarisatie van de huidige content. Per sectie en per artikel kijken we: is deze nog relevant en up to date? We kijken hierbij ook naar hoe vaak en hoe lang de pagina’s op je huidige site bezocht worden. Zo krijg je inzicht in welke pagina’s goed scoren en dus zeker mee moeten naar de nieuwe site. Maar staar je niet blind op de cijfers, want een pagina kan ook minder goed bezocht worden doordat deze nu slecht vindbaar is. 

Jij weet als inhoudelijk expert het beste wat er belangrijk is op je website. Betrek hierin eventueel ook inhoudelijk experts in je organisatie. Wij helpen je bij de analyse van de huidige content door tools te bieden die de analyse makkelijker maken. Ook denken we mee in de nieuwe websitestructuur en hoe de content straks logisch vindbaar is op je nieuwe site. Onze designers en developers bekijken nu ook hoe de nieuwe pagina’s qua ontwerp en opbouw aansluiten op de content die gemigreerd moet worden.

Stap 4: Testen

We weten inmiddels welke content we willen migreren en waar deze moet komen. Tijd om de proef op de som te nemen. We migreren daarom (een selectie van) de content om te zien of alles goed gaat. Na deze test van de contentmigratie, kijken we of de pagina’s op de nieuwe site aan de verwachtingen voldoen. 

In deze fase is een heel duidelijke verdeling. Wij pakken de contentmigratie op en zorgen dat de content van de testpagina’s wordt overgezet naar de nieuwe site. Wij testen daarbij zelf of de content goed wordt gemigreerd. We vragen onze opdrachtgevers daarbij altijd om mee te testen. 

Stap 5: De content verhuizen

Is de test geslaagd? Dan is het tijd voor de contentmigratie! Wij bereiden de migratie zorgvuldig voor en verhuizen alle content van de oude naar de nieuwe site. Tijdens de migratie blijft de huidige site gewoon in de lucht. 

Deze stap voert Stuurlui volledig uit. Voor jullie is het vooral belangrijk dat er tijdens en na de contentmigratie geen nieuwe content meer wordt ingevoerd op de oude site. Het kan namelijk dat dit dan niet meer wordt meegenomen naar de nieuwe website. 

Stap 6: De content controleren en aanpassen

Hoewel we vooraf zorgvuldig hebben getest, is het van belang om na de uiteindelijke contentmigratie de complete site nog eens goed na te lopen. In de praktijk zien we namelijk dat sommige berichten op de oude site nét even anders zijn gevuld dan de testberichten. Zo kan het gros van de pagina’s en blogitems goed gaan, maar kan een enkeling toch net een foutje bevatten. 

De controle van de content is aan jullie als opdrachtgever. Neem hier goed de tijd voor en pas de content waar nodig handmatig aan. Wij bereiden intussen de livegang van de nieuwe site voor. 

Stap 7: De livegang

Wanneer de nieuwe site volledig is gecheckt, is het tijd om de knop om te zetten: de nieuwe site mag live. Vanaf nu is al jouw oude content zichtbaar op de nieuwe site.

Aandachtspunten bij contentmigratie

Om contentmigratie te laten slagen, zijn er een paar belangrijke aandachtspunten

Redirects

Soms verandert de plaats van de content op de nieuwe website. Een product stond bijvoorbeeld op jouwsite.nl/producten/product-A en is op de nieuwe site terug te vinden op jouwsite.nl/product-A. In zo’n geval verwijzen we mensen door naar de nieuwe pagina. Dit doen we met een zogenaamde 301-redirect. 

Niet alleen bezoekers, maar ook zoekmachines weten door redirects dat de inhoud van de oude pagina nu op de nieuwe link te vinden is! Dit is bijvoorbeeld handig wanneer er een linkje op een externe site staat die verwijst naar de oude pagina. Door de doorverwijzing worden bezoekers automatisch naar de juiste pagina geleid.

Tijdelijke contentstop

We noemden het al bij stap 5: tijdens de contentmigratie is het belangrijk om tijdelijk te stoppen met het toevoegen en aanpassen van content op de oude site. Hierdoor voorkom je dat de meest recente aanpassingen niet worden meegenomen naar de nieuwe website. Maak hier echt een officieel moment van en zorg dat iedereen die aan jouw site werkt weet wanneer ze moeten stoppen.

Goede planning

Zorg voor een goede planning. Uiteraard doen wij tijdens het plan van aanpak een voorzet voor zo’n realistische planning. We bouwen daarbij ook altijd een kleine buffer in voor tegenslagen. Hoewel we al vele contentmigraties hebben begeleid, is het immers altijd maatwerk waardoor we nooit precies weten waar we tegenaan lopen. Door hier vooraf rekening mee te houden, komt de livegang niet in gevaar.